Certes une réunion de travail nécessite une préparation méticuleuse pour qu’elle soit réussie et efficace. Quelles sont les étapes à respecter pour son organisation ? Quelles astuces pour mener au succès une réunion et réaliser une bonne présentation ?
Organisation d’une réunion : les étapes à suivre
Vous êtes en charge de la préparation d’une réunion et vous souhaitez qu’elle soit au point ? Vous devez mettre en place certaines stratégies. Une préparation à l’avance est la partie cruciale. Il est primordial de tout prévoir : la date et l’heure, la durée (à estimer avec les marges), l’endroit où va se dérouler la réunion. Il faut également fixer les objectifs escomptés à partir du sujet que vous avez choisi de développer. Ensuite, il vous faudra établir la liste des personnes indispensables qui vont contribuer à la réunion ( collaborateur, chef de l’entreprise, secrétaire de service…). Les documents importants ainsi que la salle de réunion doivent être préparés de façon professionnelle. La salle doit être décorée et les cahiers de notes, les stylos ainsi que les bouteilles d’eau doivent être bien disposés sur les tables. Enfin, veillez à la mise en place du matériel de travail qui va être utilisé tels que le routeur, le rétroprojecteur, l’ordinateur portable. Une fois que la préparation est achevée, ne négligez pas la dernière vérification. Assurez-vous que tout soit en ordre ! Procédez à l’essai des divers matériels de travail afin de savoir s’ils marchent bien. Les personnes devant être présentes à la réunion doivent être averties à l’avance. Il ne s’agit uniquement pas de les aviser sur la date et l’heure, mais aussi sur votre thème. Si possible, il est recommandé de leur attribuer un rôle individuel sans oublier de les informer sur les objectifs qu’on attend d’eux. Il est aussi important d’exiger un code vestimentaire bien présentable.
Assurer le succès d’une réunion et la qualité de la présentation
Les démarches doivent être bien structurées pour réussir sa réunion.
Pour commencer, il faut être ponctuel et commencer même s’il peut y avoir des retardataires. Saluez toute l’équipe et remerciez-les de leur présence. Il est important de demander à chacun de faire une brève présentation afin que tout le monde se connaisse. Vous passerez par un petit rappel de la raison de leur venue et l’objectif escompté. Par la suite, vous ferez un rappel du rôle de chaque participant puis choisirez celui ou celle qui sera rapporteur. Durant la réunion, il vous faudra en même temps bien gérer le timing et l’échange de discussion. En cas de querelle, il faut savoir vite recentrer sur le sujet pour prendre la situation en main.
La première chose à laquelle la plupart des leaders sont confrontés durant une réunion c’est le trac ! La peur de ne pas réussir sa présentation ou de se sentir mal à l’aise durant la prise de parole. Ayez confiance en vous et pensez positivement ! Vous seriez en mesure de maîtriser la situation. Sur www.gerersonstress.fr vous pourrez apprendre à maîtriser votre respiration pour éliminer le stress qui pourrait vous envahir.
Être un bon animateur est un critère primordial, c’est vous le maître de l’événement ! Votre rôle est divisé en deux. D’une part, vous êtes responsable de la bonne organisation de la réunion. Vous devez expliquer le sujet, répartir les documents, partager les tâches, marquer les points essentiels, respecter le timing. D’une part, vous devez assurer la participation de tous en leur invitant à étudier en avance le thème et à prendre part durant le « brainstorming ». Exploitez la créativité de chacun pour la résolution des problèmes ou pour une éventuelle amélioration. Initiez le débat et assurez-vous que tout le monde puisse prendre la parole sans être hors sujet. À la fin, un rapport incluant principalement les résolutions doit être établi.
